Verenigde Haagse Filatelisten - Verenigde Haagse Filatelisten

VERENIGDE HAAGSE FILATELISTEN

Opgericht 17 april 1897.

Definitieve versie zoals aangenomen op de ledenvergadering van 19 april 2016

Algemene bepalingen

Artikel 1

De vereniging heeft een periodiek, waarin alle officiële mededelingen van de vereniging worden opgenomen en verder alles wat het bestuur nodig of wenselijk acht.

Lidmaatschap

Artikel 2

Het lidmaatschap van de vereniging moet worden aangevraagd door invulling en ondertekening van een daartoe door het bestuur vastgesteld aanmeldingsformulier. De aanvrager is verplicht alle door het bestuur gewenste gegevens te verstrekken.
Toetredende leden zijn eenmalig een entreegeld verschuldigd aan de vereniging.

Artikel 3

De statuten en reglementen van de vereniging worden aan alle leden beschikbaar gesteld in het ledenportaal van de website van de vereniging. Op verzoek kan een lid een papieren exemplaar ontvangen.
Alle gewone leden en ereleden ontvangen het Maandblad Filatelie, mits er aan artikel 6 sub 1 is voldaan.
Het totaal aantal leden wordt jaarlijks aangemeld bij de KNBF (Koninklijke Nederlandse Bond van Filatelistenverenigingen).

Donateurs

Artikel 4

De financiële steun van een donateur is ten minste gelijk aan de contributie die jaarlijks door de algemene ledenvergadering wordt vastgesteld. Deze bijdrage dient jaarlijks voor 1 januari van een komend verenigingsjaar te worden voldaan.
Donateurs hebben het recht: a. algemene ledenvergaderingen te bezoeken; b. het verenigingsperiodiek te ontvangen; c. deel te nemen aan alle activiteiten die de vereniging ontplooit.
Donateurs hebben geen stemrecht en kunnen geen bestuursfunctie vervullen, maar wel werkzaamheden ten behoeve van de vereniging verrichten.

Toegangsrecht

Artikel 5

De vereniging kent naast het lidmaatschap en donateurschap ook een toegangsrecht. Voor dit toegangsrecht wordt jaarlijks door de algemene ledenvergadering een vergoeding vastgesteld. De bijdrage dient elk jaar voor 1 januari van een komend verenigingsjaar te worden voldaan.
Het toegangsrecht is bedoeld voor personen, die geen lid of donateur van de vereniging zijn, doch wel toegang wensen te hebben tot de informatie, die de vereniging via haar website beschikbaar stelt aan toegangsgerechtigden.
Een toegangsrecht geeft alleen toegang tot het besloten deel van de website.
Leden en donateurs ontvangen automatisch en zonder extra kosten een toegangsrecht.

Contributies

Artikel 6

De contributies zijn verschuldigd voor de eerste januari van een verenigingsjaar. Daarna kunnen zij worden ingevorderd. De aan deze invordering verbonden kosten komen ten laste van het betrokken lid.
De penningmeester doet voor een door het bestuur te bepalen datum opgave aan de ledenadministrateur van leden, die hun contributie niet hebben voldaan, waarna deze leden onmiddellijk worden geschorst door het bestuur; het lid wordt hiervan schriftelijk, dan wel langs elektronische weg, in kennis gesteld.
Leden die na 1 mei worden toegelaten als lid zijn in dat jaar slechts de helft van de jaarcontributie verschuldigd.

Bestuur

Artikel 7

Het bestuur bestaat ten minste uit de voorzitter, de secretaris, de penningmeester, de administrateur voor het rondzendverkeer en de ledenadministrateur.
Bestuursleden kunnen meer dan een functie vervullen maar de functies van penningmeester en die van administrateur voor het rondzendverkeer kunnen niet door een en dezelfde persoon uitgeoefend worden.
Bestuursleden kunnen ook commissaris zijn.

Artikel 8

Wanneer een bestuurslid tussentijds zijn werkzaamheden beëindigt, neemt een van de andere bestuursleden diens functie over totdat in de ontstane vacature is voorzien.
De secretaris maakt in het verenigingsperiodiek bekend welke bestuursleden zich herkiesbaar stellen en welke personen door het bestuur kandidaat gesteld worden.
Kandidaten voor een bestuursfunctie moeten zich ten minste veertien dagen voor een algemene ledenvergadering schriftelijk, dan wel via elektronische weg, bij de secretaris aanmelden. De secretaris brengt deze kandidaatstelling via het convocaat van de algemene ledenvergadering van de maand oktober ter kennis van alle leden.
In oktober wordt het bestuur voor het volgende kalenderjaar gekozen.

Artikel 9

De voorzitter of diens plaatsvervanger leidt de bestuurs-, de algemene ledenvergaderingen en de ledenbijeenkomsten.
Op deze vergaderingen heeft hij het recht een discussie te sluiten als hij meent dat het onderwerp voldoende behandeld is.
Hij heeft het recht om stukken, die van het bestuur uitgaan, mede te ondertekenen.

Artikel 10

De secretaris voert de algemene correspondentie. Hij verricht de aan zijn functie verbonden werkzaamheden in overleg met en namens het bestuur.
De secretaris convoceert de bestuurs- en algemene ledenvergaderingen. Tevens stelt hij de notulen van voornoemde vergaderingen op.
De secretaris stelt jaarlijks een concept op van het jaarverslag dat aan de algemene ledenvergadering in april aan de orde wordt gesteld.
De secretaris beheert het algemene verenigingsarchief.

Artikel 11

De penningmeester beheert de financiële middelen van de vereniging en houdt de administratie daarvan bij.
De penningmeester stelt jaarlijks voor de algemene ledenvergadering in april het concept op van de staat van baten en lasten en van de balans over het voorgaande verenigingsjaar met een toelichting.
De penningmeester stelt jaarlijks voor de algemene ledenvergadering in oktober een concept begroting op van inkomsten en uitgaven van de vereniging. In deze begroting is ook een voorstel voor de hoogte van de contributies, entreegelden en toegangsrechten opgenomen.
De penningmeester is belast met het innen van de contributies, entreegelden, donaties en overige baten uit dienstverlenende activiteiten.
De penningmeester draagt geen directe financiële verantwoordelijkheid voor de gang van zaken bij het rondzendverkeer.
De penningmeester heeft de goedkeuring van de voorzitter nodig voor uitgaven groter dan € 2.500,-. De penningmeester heeft de goedkeuring van het bestuur nodig bij uitgaven die afwijken van de vastgestelde begroting.

Artikel 12

De administrateur voor het rondzendverkeer is verantwoordelijk voor de gang van zaken bij het rondzendverkeer.
De financiële gang van zaken bij het rondzendverkeer valt onder zijn verantwoordelijkheid en berust niet bij de penningmeester.
Hij verrekent jaarlijks het resultaat van het rondzendverkeer met de penningmeester.

Artikel 13

De ledenadministrateur is verantwoordelijk voor de ledenadministratie.
Hij verricht de werkzaamheden die verband houden met de mutaties en actuele ledenoverzichten en houdt hiervan archief bij.
Hij informeert medebestuursleden, KNBF en het Maandblad Filatelie over mutaties die relevant zijn voor hun functioneren. Algemene ledenvergaderingen

Artikel 14

Er worden minimaal twee algemene ledenvergaderingen per jaar gehouden.
Een voorstel ingediend tijdens een algemene ledenvergadering wordt op de agenda van de eerstvolgende vergadering geplaatst tenzij twee derde van de aanwezige leden terstond behandeling verlangt.
In gevallen waarin een schriftelijke stemming plaats heeft, wordt een door drie leden bemand stembureau ingericht. Het bureau verzamelt de uitgebrachte stemmen en brengt de uitslag van de stemming ter kennis van de voorzitter.
Ieder onderwerp dat in relatie staat tot artikel 2 van de statuten van de vereniging kan op de agenda van een algemene ledenvergadering staan.
De verkiezing van leden voor het bestuur heeft in de maand oktober plaats. 6.
De hoogte van de contributies en entreegelden wordt in de maand oktober vastgesteld.
De begroting voor het komende jaar wordt in de maand oktober door het bestuur voorgelegd aan de algemene ledenvergadering.

Ledenbijeenkomsten

Artikel 15

Naast algemene ledenvergaderingen worden er ook ledenbijeenkomsten gehouden.
De secretaris convoceert deze ledenbijeenkomsten.

Maandblad Filatelie

Artikel 16

Het bestuur stelt aan de algemene vergadering drie leden voor om te benoemen tot lid van de Raad van Toezicht van de Stichting Nederlandsch Maandblad voor Philatelie.
De drie aldus benoemde leden bepalen onderling wie van hen zich door de Raad van Toezicht tot lid van het bestuur van de Stichting Maandblad voor Philatelie kan laten benoemen.

Commissarissen

Artikel 17

Het bestuur kan commissarissen benoemen voor de volgende activiteiten:
a. Rondzendverkeer
b. Veiling
c. Achilles-boeken
d. Naveiling
e. Nieuwtjesdienst
f. Verloting
g. Bibliotheek
h. Jeugd
i. Digitale toepassingen
j. Kooploten
Een commissaris is verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

Rondzendverkeer

Artikel 18

Het rondzendverkeer geschiedt onder verantwoordelijkheid van de administrateur voor het rondzendverkeer.
Het boekjaar voor het rondzendverkeer kan afwijken van het boekjaar van de vereniging.
Er is een apart reglement rondzendverkeer. De bepalingen in dat reglement mogen niet in strijd zijn met de statuten en het huishoudelijke reglement.
De algemene ledenvergadering stelt dit reglement vast.

Veiling

Artikel 19

De commissaris voor de veilingen zorgt ervoor, dat een aantal kavels ter veiling wordt gebracht.
Hij leidt de veiling van deze kavels. Hij kan zich laten vervangen door een ander daartoe aangewezen lid.
Er is een apart reglement veiling. De bepalingen in dat reglement mogen niet in strijd zijn met de statuten en het huishoudelijke reglement.
De algemene ledenvergadering stelt dit reglement vast.

Achilles-boeken

Artikel 20

De commissaris draagt zorg voor de inhoud van de Achilles-boeken.
De Achilles-boeken bevatten postzegels en/of poststukken die door de leden gekocht kunnen worden tegen een vooraf vastgestelde prijs.
De commissaris is financiële verantwoording verschuldigd aan de penningmeester.
De opbrengsten uit de verkoop van de Achilles-boeken komen geheel ten goede aan de vereniging.

Naveiling

Artikel 21

De commissaris voor de naveiling draagt zorg voor de kavels die tijdens deze veiling worden aangeboden.
Hij is verantwoordelijk voor de gang van zaken tijdens de naveiling.
Hij is financiële verantwoording verschuldigd aan de penningmeester.
Er is een apart reglement naveiling. De bepalingen in dat reglement mogen niet in strijd zijn met de statuten en het huishoudelijke reglement.
De algemene ledenvergadering stelt dit reglement vast.

Nieuwtjesdienst

Artikel 22

De commissaris voor de nieuwtjesdienst draagt zorg voor de gang van zaken bij deze activiteit.
Hij is financiële verantwoording verschuldigd aan de penningmeester.
De opbrengsten komen ten goede aan de vereniging.

Verloting

Artikel 23

De commissaris voor de verloting zorgt ervoor, dat een verloting van postzegels en/of poststukken kan worden gehouden.
Voor de financiële gang van zaken is hij verantwoording verschuldigd aan de penningmeester.

Bibliotheek

Artikel 24

De vereniging beschikt over een bibliotheek.
De commissaris voor de bibliotheek draagt zorg voor het beheer en de aanvulling van de bibliotheek.
Hij houdt een register bij van de inhoud van de bibliotheek.
Ieder lid kan in overleg met de commissaris gebruik maken van de materialen, die in de bibliotheek aanwezig zijn. De commissaris registreert de uitleningen, waarbij de tijdsduur beperkt is.

Jeugd

Artikel 25

De commissaris voor de jeugd is verantwoordelijk voor activiteiten die specifiek op de jeugd gericht zijn.
Hij maakt plannen en onderneemt initiatieven, die op de jeugd gericht zijn en legt deze ter goedkeuring aan het bestuur voor.

Website en toegang

Artikel 26

De commissaris digitale toepassingen is de beheerder van de website. Hij draagt zorg voor alle zaken die met de website en de toegang daartoe te maken hebben.
De website is via een ledenportaal toegankelijk voor leden, donateurs en toegangsgerechtigden.
De commissaris verleent toegang tot het ledenportaal van de website door middel van een toegangscode met password. Deze code wordt uitsluitend aan leden, donateurs en toegangsgerechtigden verstrekt.
Het ledenportaal van de website bestaat uit twee delen. Het eerste deel is openbaar en toegankelijk voor iedere bezoeker van de website. Het tweede deel is slechts via een toegangscode bereikbaar.

Kooploten

Artikel 27

De commissaris kooploten zorgt ervoor dat kooploten worden aangeboden.
Hij voert de trekking van de winnende loten uit. Hij kan zich laten vervangen door een ander daartoe aangewezen lid.
Hij stemt met de commissaris verlotingen het aantal prijzen af, gebaseerd op het aantal verkochte loten.
Hij is financiële verantwoording verschuldigd aan de penningmeester.

Commissie van beroep

Artikel 28

De algemene ledenvergadering kan een commissie van beroep instellen van drie leden die geen bestuurslid zijn.
De leden van deze commissie worden benoemd voor een beperkte periode.
In alle gevallen waarin volgens de statuten beroep op de algemene ledenvergadering is toegelaten, onderzoekt de commissie de zaak en brengt verslag uit aan de algemene ledenvergadering.

Gegevens van de vereniging

Artikel 29

Het is niet toegestaan vertrouwelijke of persoonlijke gegevens van de vereniging of van haar leden in welke vorm dan ook aan derden te verstrekken. Bestuursleden die in het kader van de uitoefening van hun functie wel gegevens aan derden dienen te verstrekken, zijn hiervan uitgezonderd.
Bij neerlegging van een functie is de betrokken functionaris verplicht alle zich onder zijn berusting bevindende eigendommen en bescheiden van de vereniging of van haar leden aan zijn opvolger of waarnemer over te dragen.
Deze bescheiden kunnen in rechte worden gevorderd indien een functionaris dit weigert.

Wijziging van dit reglement

Artikel 30

Tot wijziging van dit reglement kan slechts worden besloten door de algemene ledenvergadering op voorstel van het bestuur of op voorstel van ten minste een tiende van het aantal leden.
De tekst van de wijziging dient met een oproeping voor de vergadering te worden meegezonden.
Tot wijziging van het huishoudelijk reglement kan door de algemene ledenvergadering slechts besloten worden met een meerderheid van ten minste tweederde van het aantal uitgebrachte stemmen.
Dit reglement of een wijziging van dit reglement treedt in werking onmiddellijk na zijn vaststelling door de algemene ledenvergadering.

Slotbepaling

Artikel 31

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de algemene ledenvergadering.

Vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 19 april 2016.

Huishoudelijk Reglement VHF (versie 2016)